Możliwości wykonywania przez podmioty administrujące swoich zadań w dużej mierze zależą od sprawnego wykorzystywania istniejących rozwiązań informatycznych. W przeciwieństwie jednak do podmiotów prywatnych (osób fizycznych, prywatnych osób prawnych itp.) szeroko rozumiana administracja publiczna podlega sporym ograniczeniom w doborze odpowiednich środków. O ile osoby prywatne mogą w dążeniu do osiągnięcia celów działać wedle zasady „co nie jest zabronione, jest co najmniej dozwolone”, to administracja musi działać na podstawie i w granicach prawa⁽¹⁾. W założeniu prawodawcy jedną z podstawowych regulacji w tej dziedzinie jest ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2005 nr 64 poz. 565 z późn. zm.).

Nie można wyobrazić sobie działalności urzędu bez oprogramowania biurowego, zarówno prac wewnątrz administracji, jak i kontaktów z obywatelami oraz innymi podmiotami zewnętrznymi. Zapis, odtwarzanie i obrót dokumentami elektronicznymi w administracji od niedawna jest bezpośrednio uregulowany prawnie, także w odniesieniu do kontaktu z obywatelami⁽²⁾. Szczegółowe unormowania określa szereg rozporządzeń wykonawczych do wyżej wymienionej ustawy⁽³⁾. Dla obywateli szczególne znaczenie ma rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2005 nr 212 poz. 1766). Rozporządzenie określa między innymi listę formatów dokumentów elektronicznych, spośród których podmioty administrujące są obowiązane wybrać do stosowania co najmniej jeden. Wybór konkretnego formatu przekłada się bezpośrednio na jakość interakcji urząd-petent.

Podmioty obowiązane

Zobowiązanymi do stosowania określonych przez rozporządzenie formatów są⁽⁴⁾:

• organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy, jednostki organizacyjne prokuratury, a także jednostki samorządu terytorialnego i ich organy,
• jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych,
• fundusze celowe,
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone w celu realizacji zadań publicznych.

Podmioty te są nazywane podmiotami publicznymi. Zobowiązane są również podmioty, którym podmiot publiczny powierzył lub zlecił realizację zadania publicznego, jeżeli w związku z realizacją tego zadania istnieje obowiązek przekazywania informacji do lub od podmiotów niebędących organami administracji rządowej (tak zwane inne niż podmioty administracji publicznej „podmioty administrujące”).

Należy zaznaczyć, że ww. ustawy i rozporządzenia nie stosuje się do między innymi przedsiębiorstw państwowych, spółek handlowych, jednostek badawczo-rozwojowych, państwowych szkół wyższych i państwowych wyższych szkół zawodowych, Polskiej Akademii Nauk i tworzonych przez nią jednostek organizacyjnych, służb specjalnych ⁽⁵⁾, Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Rzecznika Praw Obywatelskich, Trybunału Konstytucyjnego, Sądu Najwyższego, sądów administracyjnych, Najwyższej Izby Kontroli, Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji, Krajowego Biura Wyborczego, Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu oraz Narodowego Banku Polskiego, chyba że w związku z realizacją zadań przez te podmioty istnieje obowiązek przekazywania informacji do i od podmiotów niebędących organami administracji rządowej (czyli w kontaktach między innymi z obywatelami).

Obowiązek stosowania przez podmiot publiczny określonych w rozporządzeniu formatów nie wyklucza możliwości korzystania z innych ⁽⁶⁾, ale zasadą w kontakcie z obywatelami jest stosowanie określonych formatów ⁽⁷⁾. Sam podmiot administracji jest obowiązany informować o rodzajach akceptowanych formatów na swojej stronie Biuletynu Informacji Publicznej ⁽⁸⁾.

Rodzaj formatów

Do danych zawierających tekst lub tekst z grafiką podmioty publiczne są obowiązane stosować co najmniej jeden z poniższych formatów⁽⁹⁾:

• .txt – kodowanie Unicode UTF-8
• .rtf (Rich Text Format Specification) – wersja 1.6
• .pdf (Portable Document Format) – wersja 1.4 (standard obowiązuje wyłącznie dla odczytu dokumentu)
• .doc – bez podanej wersji! – (standard obowiązuje wyłącznie dla odczytu dokumentu)
• .odt (Open Document Format for Office Application / ODF) – wersja 1.0

Rozporządzenie nie określa kodowania znaków stosowanych w formatach innych niż TXT. Nie jest również podana wersja formatu DOC. Nie odnosi się także do przyszłych wersji formatów.

Jeżeli podmiot publiczny zdecyduje się na stosowanie standardu PDF lub DOC, musi również wybrać co najmniej jeden inny znajdujący się na liście (TXT, RTF lub ODT), gdyż te oba obowiązują jedynie w zakresie do odczytu. Innymi słowy, urząd musi użytkować do tworzenia (zapisu) dokumentów co najmniej jeden z trzech standardów: TXT, RTF lub ODT. Dokumenty w formatach PDF i DOC urząd może dowolnie odtwarzać, ale nie może ich tworzyć w celu użytkowania jako jedyny obowiązujący standard w kontakcie z obywatelami.

Łyżka dziegciu

Niezrozumiała jest dla autora interpretacja podsekretarza stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, Grzegorza Bliźniuka, będąca odpowiedzią na pytanie Prezesa Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji Wacława Iszkowskiego: „czy zgodnie z ustawą i rozporządzeniem wymuszona jest zmiana formatów dokumentów tekstowych i tekstowo-graficznych we wszystkich zastosowaniach teleinformatycznych w podmiotach realizujących zadania publiczne?”. W odpowiedzi zawarł stwierdzenie, że „dokumenty muszą być udostępniane obywatelom i podmiotom gospodarczym w jednym z formatów: .txt, .rtf (wersja 1.6), .pdf (wersja 1.4), .doc lub .odt (Open Document wersja 1.0)”⁽¹⁰⁾ (zaznaczenie moje – przyp. aut.). Nie jest spełnieniem obowiązku rozporządzenia tworzenie dokumentu elektronicznego adresowanego do petenta w formacie .doc. Urząd może dołączyć kopię w tym formacie, ale w kontakcie z obywatelem jest zobowiązany do wytworzenia dokumentu w jednym z trzech „pełnoprawnych” formatów (TXT, RTF lub ODT).

Jeżeli czytelnik uważa, że w tej kwestii jest inaczej lub wie o przepisach świadczących przeciwnie, autor z przyjemnością pozwoli się oświecić. Niejasności związane z ustawą i jej realizacją przewijają się przez zainteresowane media i środowiska. Szkoda, że obywatele nie wymuszają na urzędach stosowania się do powszechnie obowiązujących przepisów. Może po części wynika to z faktu, że znakomita większość korzysta z jedynego słusznego formatu na co dzień, nie przeszkadza im więc praktyka skazująca osoby korzystające z innych niż płatne narzędzia biurowe dominującego na rynku na problemy w komunikacji elektronicznej z urzędami⁽¹¹⁾.

Przypisy

1. art. 7 – Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. uchwalona przez Zgromadzenie Narodowe w dniu 2 kwietnia 1997 r., przyjęta przez Naród w referendum konstytucyjnym w dniu 25 maja 1997 r., podpisana przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej w dniu 16 lipca 1997 r. (Dz.U. 1997 nr 78 poz. 483 z późn. zm.)

2. art. 1 (szczególnie widoczne w pkt. 6) – ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2005 nr 64 poz. 565 z późn. zm.)

3. akty wykonawcze do ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2005 nr 64 poz. 565 z późn.)

4. art. 2 – ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2005 nr 64 poz. 565 z późn. zm.)

5. w rozumieniu art. 11 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz.U. 2002 nr 74 poz. 676 z późn. zm.)

6. wskazuje na to zwrot „co najmniej” w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2005 nr 212 poz. 1766)

7. § 3 ust. 1 – rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. 2005 nr 200 poz. 1651)

8. § 5 ust. 2 – rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. 2005 nr 200 poz. 1651)

9. załącznik nr 1 – rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2005 nr 212 poz. 1766)

10. egovernment.spoleczenstwoinformacyjne.pl: Formaty danych – nadinterpretacja

11. Nie, OpenOffice.org nie jest w obsłudze .doc „100% compatible” z MS Office. Proszę nam oszczędzić flame’u.

Autor: Grzegorz Dąbrowski “OldEnt”
Utwór udostępniony na licencji Creative Commons License Attribution-Share Alike 3.0 Unported (cc-by-sa-3.0)